Jak User.com dotarł do 1,5 tysiąca nowych leadów dzięki organizacji konferencji SaaS Growth Summit?

W dniach 11 i 12 lutego odbyła się duża konferencja online skierowana do założycieli i menedżerów biznesów działających w modelu SaaS. Organizatorem eventu była firma User.com (platforma marketing automation, sama będąca SaaSem), która na początku pracy nad projektem określiła sobie 3 główne cele. Po wstępnym podsumowaniu projektu już wiadomo, że rezultaty przerosły pierwotne oczekiwania.

Z tego artykułu dowiesz się:

Jakie były 3 główne cele (i KPI) projektu i w jakim zakresie udało się je zrealizować,
Jakie były 2 główne wyzwania organizacyjne i w jaki sposób ekipa User.com sobie z nimi poradziła,
Które taktyki sprawdziły się najlepiej podczas promocji konferencji (+ efektywność kosztowa wybranych kanałów),
Czy konferencja “się zwróciła”.

Kilka słów wprowadzenia i cele projektu

“Od dłuższego czasu chodziło nam po głowie zorganizowanie czegoś naprawdę dużego, co zainteresowałoby branżę SaaS, będącą jedną z naszych głównych grup docelowych. Chcieliśmy połączyć realizację wewnętrznych celów biznesowych z dostarczeniem wysokiej jakości contentu.” – mówi Mike Korba, Co-founder i CCO w User.com.

Ze strony User.com projektem zarządzała Aleksandra Nowak (jeśli masz jakiekolwiek pytania, możesz zadać je przez IN), firma zdecydowała się też na współpracę z Natalie Lunevą – coachem i konsultanką pracującą z SaaSami. Prace nad przygotowaniem konferencji rozpoczęły się na przełomie listopada i grudnia 2020 r. Pierwotnie konferencja miała być jednodniowa, a agenda była przewidziana na 12-14 prelegentów z pojedynczymi sesjami trwającymi 30 min. Wtedy też zostały określone główne cele całego przedsięwzięcia:

Cel 1: Zbudować rozpoznawalność marki User.com w USA i Kanadzie – sprawić, by User.com pojawił się na radarze firm poszukujących narzędzi do automatyzacji marketingu.

Dla tego punktu nie został określony konkretny KPI liczbowy, zespołowi zależało jednak na jak największej ilości rejestracji z tych dwóch krajów oraz na możliwie dużej liczbie wzmianek i share’ów materiałów dotyczących Summitu w mediach społecznościowych.

Warto zauważyć, że brand User.com ma bardzo mocno ugruntowaną pozycję na rynku narzędzi do marketing automation w Polsce i wybranych krajach europejskich. Jednak w krajach anglojęzycznych, w tym USA i Kanadzie, gdzie firma konkuruje bezpośrednio z ogromnymi biznesami, jak HubSpot czy Intercom, jej pozycja jest diametralnie różna. Zbudowanie świadomości marki na tych rynkach geograficznych jest jednym z głównych celów strategicznych firmy.

Cel 2: Dostarczyć jak najwyższą wartość merytoryczną prelekcji, z których nagrania będą służyć jako lead magnet jeszcze długo po zakończeniu projektu.

Ekipa User.com założyła, że skojarzenia i odczucia, jakie uczestnicy będą mieli w odniesieniu do samej konferencji i wartości prelekcji, będą się bezpośrednio przekładały na ocenę organizatora – User.com. W związku z tym, jako rozszerzenie celu pierwszego, zespół chciał zebrać jak najlepszą grupę prelegentów i tym samym dostarczyć uczestnikom kontent jak najwyższej jakości.

KPI: Zachęcić 2-3 osoby spośród największych ekspertów branży SaaS na świecie do udziału w roli prelegentów. Dodatkowo, uzyskać potwierdzenie udziału od 9-10 osób mniej rozpoznawalnych, ale mających spore doświadczenie i wiedzę na temat funkcjonowania SaaSów.

Cel 3: Wygenerować jak najwięcej rejestracji na Summit, a co za tym idzie – jak najwięcej leadów z branży SaaS.

KPI (realistyczny): 1000 rejestracji na konferencję, w tym 60% unikalnych i nowych leadów – firm SaaS.

KPI (z kategorii: “gdybyśmy mogli marzyć, to…”): 2000 rejestracji na konferencję, w tym 60% nowych leadów SaaS.

Główne wyzwania przy planowaniu konferencji

Po rozpoczęciu pracy szybko okazało się, że przed teamem stoją dwa duże wyzwania:

Jak zachęcić topowych ekspertów, by wzięli udział w konferencji bez wynagrodzenia?
Jak dotrzeć do firm, które będą zainteresowane tematyką eventu (SaaS Growth & Automation) i wygenerować odpowiednią ilość rejestracji?

Realizacja: zachęcenie najlepszych w branży prelegentów do udziału

Z problemem dotarcia do branżowych VIPów i zachęcenia ich do udziału w konferencji świetnie poradziła sobie Natalie Luneva. Dzięki strategii przypisania każdej osobie na długiej liście potencjalnych prelegentów odpowiedniej wartości z zakresu 1-4, zespół był w stanie podzielić ich ze względu na “siłę rażenia”. W pierwszej kolejności Natalie uzyskała potwierdzenie udziału od kilku świetnych ekspertów z listy, nie będących jednak “top of the top”. W kolejnym kroku dużo łatwiej było przekonać osoby, u których najtrudniej wzbudzić zainteresowanie takim wydarzeniem ze względu na ich dużą rozpoznawalność i ogromną ilość równolegle realizowanych projektów.

Okazało się, że po oficjalnym potwierdzeniu udziału 2-3 dużych nazwisk, machina zaczęła sama się nakręcać. Ostatecznie zespołowi udało się zaprosić prawie 2 razy więcej prelegentów niż pierwotnie zakładane 12-14 osób, a jedno z “topowych nazwisk” samo zgłosiło chęć udziału. W rezultacie Summit rozszerzono na 2 dni, a ostateczna lista prelegentów (w tym sumaryczna skala ich osiągnięć i jakość eksperckiej wiedzy) przekroczyła oczekiwania.

Realizacja: wygenerowanie odpowiedniej liczby rejestracji na Summit

Kiedy pierwsze nazwiska prelegentów były już potwierdzone, przyszedł czas na pozyskanie jak największej liczby rejestracji.

Przy promocji Summitu wykorzystano:

1. Facebook ads

Zespół User.com uruchomił 3 kampanie facebook ads. Podstawową różnicą między nimi było to, że każda obejmowała inny obszar geograficzny, czyli ukierunkowana była na inny poziom wskaźnika Cost Per Result. Kampania główna (NA) obejmowała USA i Kanadę, kolejna (Europe/AU) – wybrane kraje Europy (Szwecja, Finlandia, Islandia, Holandia, UK) i Australię – a ostatnia (SA) – wybrane kraje Ameryki Łacińskiej (Brazylia, Meksyk).

Jak zdefiniowano target audience? Zespół wykorzystał 2 taktyki:

Lookalike audiences, dla których bazą były custom audiences będące zaimportowanymi listami klientów lub leadów User.com z branży SaaS
Lookalike audiences, dla których bazą były custom audiences będące listami SaaSów o określonych parametrach wygenerowanymi przy pomocy Crunchbase Pro i manualnie wzbogaconymi o adresy email pracowników

Kampanie płatne na facebooku okazały się jednym z najbardziej efektywnych źródeł pozyskania rejestracji, choć nie najtańszym. Wyniki poszczególnych kampanii przedstawia poniższy screenshot.

Kampanie były aktywne od 4.01 do 12.02.2021. Dzienny budżet poszczególnych kampanii był optymalizowany +- 30 PLN na bieżąco, a na ostatnie 10 dni przed konferencją zwiększony o ok. 100%.

Całkowity koszt: 19 311,41 PLN

Całkowita liczba wygenerowanych rejestracji: 545

Średni koszt per rejestracja: 35,43 PLN

2. Partnerzy promocyjni

Już w pierwszych tygodniach pracy nad projektem, zespół User.com wysłał maile z propozycją partnerską do firm z ich bazy kontaktów, które:

Mają bazę newsletterową i / lub zasięgi w mediach społecznościowych przyzwoitej wielkości,
W swojej grupie docelowej posiadają firmy SaaS.

W zamian za umieszczenie logotypu i backlinka partnera na stronie SaaS Growth Summit, partnerzy zobowiązywali się do promocji konferencji wśród swoich klientów i kontaktów. User.com wcześniej przygotował folder z gotowymi banerami promocyjnymi oraz przykładowe copy postów i maili promocyjnych w dwóch wersjach językowych (angielski i polski). Wraz z potwierdzeniem udziału szeroko rozpoznawalnych ekspertów w roli prelegentów, jak m.in. Nathan Latka, Rand Fishkin czy April Dunford, coraz więcej firm zaczęło samodzielnie wysyłać zapytania o możliwość dołączenia do grupy partnerów.

Liczba rejestracji wygenerowana dzięki pomocy partnerów promocyjnych pozytywnie zaskoczyła, zwłaszcza że początkowo nie brano pod uwagę tej formy promocji. Co najważniejsze – pozyskanie rejestracji tym kanałem nie wymagało poniesienia dodatkowych kosztów (poza kosztem czasu pracy zespołu).

Całkowita liczba wygenerowanych rejestracji (na podstawie UTM tagów, przez co podana liczba może nie obejmować wszystkich rejestracji): ok. 370

Koszt per rejestracja: 0 PLN

3. Cold mailing – lemlist

Lemlist to bardzo dobre narzędzie do tzw. cold outreach. Pozwala na szybkie skonfigurowanie sekwencji drip mailingowych i uruchomienie wysyłki w tle. Zespół User.com wykorzystał posiadne już bazy uczestników innych wydarzeń online, które wzbogacił o informacje z Crunchbase Pro i ustawił mailową wysyłkę zaproszenia do udziału w Summicie przez lemlist. Screenshoty wiadomości poniżej.

Miesięczny koszt subskrypcji lemlist (User.com wykorzystuje to narzędzie na bieżąco przy innych projektach): 198 USD

Całkowita liczba wygenerowanych rejestracji: 19

Koszt per rejestracja: 10,4 USD

Na pierwszy rzut oka koszt pojedynczej rejestracji może wydawać się wysoki, jednak uwzględniając fakt, że User.com i tak subskrybuje narzędzie, a bazy kontaktów zostały już wygenerowane wcześniej, szkoda byłoby nie skorzystać z tej możliwości. Co więcej, 19 wygenerowanych rejestracji to jednocześnie leady idealnie dopasowane do grupy docelowej firmy.

Email 1

Email 2

Email 3

4. Reklama w newsletterze – Paved

Paved to platforma umożliwiająca wykupienie sponsorowanego mailingu do danej bazy odbiorców lub reklamy w newsletterze. Do promocji SaaS Growth Summit zespół skorzystał z opcji “Ad Network”, dzięki której raz skonfigurowana reklama pojawia się w wielu różnych newsletterach wysyłanych do odbiorców spełniających określone kryteria. Kampania została uruchomiona stosunkowo późno, bo 1.02.2021, więc trwała 10-11 dni.

Liczba wygenerowanych rejestracji: 14
Koszt per rejestracja: 7,8 USD

5. Jednorazowa promocja wydarzenia w Indie Letters

Indie Letters to newsletter skierowany do firm technologicznych i startupów.

Koszt jednorazowej wysyłki: 70 USD
Liczba wygenerowanych rejestracji: 4
Koszt per rejestracja: 17,5 USD

6. Zaproszenia w formie prywatnej wiadomości na LinkedIn

Wiadomości z zaproszeniem na konferencję wysyłane manualnie z profilu LinkedIn CEO User.com. Zaproszenia były wysyłane do osób pracujących lub powiązanych z środowiskiem SaaS, głównie z USA i Kanady

7. Zaproszenia mailowe do bazy kontaktów User.com i banery dodane na stronie www.user.com

Do bazy kontaktów User.com zostały wysłane 2 zaproszenia do udziału w konferencji, oraz obszerna wzmianka o Summicie w comiesięcznym newsletterze firmy. Poza tym, do osób, które rozpoczęły proces rejestracji na konferencję, ale go nie ukończyły, wysłano dodatkowe przypomnienie z zachętą do ukończenia rejestracji (jedno przypomnienie było wysyłane automatycznie przez platformę HeySummit). Na wybranych podstronach i w postach na blogu User.com skierowanych do SaaSów dodano też banery promujące konferencję.

Liczba pozyskanych rejestracji: 40

8. Współpraca z prelegentami (przygotowanie banerów)

Dla każdego prelegenta został przygotowany indywidualny baner promocyjny (przykłady poniżej). Od momentu potwierdzenia ich udziału do samego wydarzenia, Natalie kilkukrotnie kontaktowała się z każdą z osób z przypomnieniem i prośbą o promocję we własnych kanałach (głównie media społecznościowe, ale niektórzy prelegenci także z chęcią umieścili informację o summicie w swoich newslettarach czy na stronach internetowych).

9. Twitter ads

Kampanie na Twitterze nie były zaplanowane od początku, zostały uruchomione w ostatnim tygodniu przed Summitem w celu wypróbowania nowej metody i wygenerowania dodatkowych rejestracji. Zespół stworzył kilka kreacji reklamowych z wykorzystaniem banerów promujących sesje wybranych 5-ciu prelegentów i wyświetlał je followersom kont twitterowych tych prelegentów. Kampanie zostały ustawione zbyt późno, by móc oceniać ich efektywność. Jednak przy koszcie ok. 200 PLN, pozyskano kilka rejestracji.

10. Podcast sponsorship

Jednorazowe zasponsorowanie podcastu UI Breakfast Podcast, prowadzonego przez Jane Portman, która była prelegentką podczas summitu.

Koszt zasponsorowanie jednego odcinka podcastu: 399 USD

Dodatkowe działania:

Współpraca przy promocji z Arturem Kurasińskim (m.in. reklama Summitu w jego newsletterze)
Facebook event
LinkedIn event i wysłanie automatycznych zaproszeń do kontaktów pracowników User.com
Organiczne posty na facebooku i IN, w tym z wykorzystaniem filmików podesłanych przez speakerów (filmik od Nathana Latki oraz filmik od TK Kader’a )
Zestaw elementów promocyjnych przygotowanych dla pracowników User.com: specjalna stopka w gmailu zawierająca baner summitu, zmiana obrazków tła w profilach social media pracowników na banery promocyjne konferencji

Warto też wspomnieć o zachęcie osób już zarejestrowanych do udostępniania informacji o summicie w social media poprzez udział w losowaniu darmowych nagród od prelegentów.

Stack technologiczny wykorzystany do organizacji konferencji

HeySummit – narzędzie do organizacji zdalnych wydarzeń i zarządzania nimi. User.com wykorzystał platformę do:

Postawienia landing page konferencji (builder strony + możliwość edycji wyglądu przez Custom CSS)
Stworzenia formularza rejestracyjnego
Wysyłania automatycznych maili z potwierdzeniem zapisu oraz przypomnień przed i w trakcie trwania eventu
Dodania darmowych nagród od prelegentów, które zostały wykorzystane jako zachęta rejestrujących się osób do udostępniania informacji o evencie w social media. System sam losuje zwycięzców i rozsyła informacje mailem po zakończeniu wydarzenia (wbudowany moduł HeySummit)

Koszt subskrypcji: 33 USD / miesiąc

Airmeet – platforma do streamingu video. Airmeet oferuje stworzenie “event venue” dla dwóch głównych typów zdalnych wydarzeń: Meetup – dobry przy mniejszych eventach, jak np. webinary czy zdalne warsztaty, oraz Conference – idealny dla większych konferencji, dzięki sekcjom networkingowym i możliwości zorganizowania równoległych sesji live daje wrażenie uczestnictwa w realnym Summicie.

User.com skorzystał z LTD Airmeet na AppSumo. Całkowity koszt zakupu narzędzia wyniósł 237 USD.

Usercom – korzystanie z własnego software’u było niezwykle pomocne, zwłaszcza na dwóch płaszczyznach:

trackowania użytkowników na stronie wydarzenia, automatycznego przekazywania danych z formularza rejestracyjnego i dodatkowych informacji o zachowaniu użytkowników do CRM firmy już od momentu pierwszego styku z Summitem,
wysyłki dodatkowych maili z przypomnieniami oraz w ramach działań nurturingowych po evencie.

Dodatkowo, posiadanie pełnej informacji o osobach zarejestrowanych w systemie, z którego cała firma korzysta na co dzień, umożliwiło też sprawne reagowanie na problemy pojawiające się ad hoc. Była to np. szybka wysyłka maila z linkiem do wydarzenia Airmeet do wszystkich zarejestrowanych, kiedy na początku jednej z sesji ważnego prelegenta liczba uczestników live spadła poniżej 100 osób. Dzięki customowej wysyłce pojedynczej kampanii do konkretnego segmentu odbiorców, w kilka minut liczba uczestniczących na żywo zwiększyła się o 20-25%.

Figma – wszystkie elementy graficzne, tj. logotypy SaaS Growth Summit, banery promocyjne, obrazki do wykorzystania w social media, banery indywidualne prelegentów oraz broszura z podsumowaniem eventu były tworzone w Figmie. Dzięki możliwości edycji przez wiele osób w czasie rzeczywistym i pomocnym wtyczkom (np. Unsplash) jest to świetne narzędzie do współpracy między działem marketingu i designerami.Pełna wersja programu dostępna jest od 45 USD za osobę na miesiąc.
Lemlist – wspomniane wcześniej narzędzie do wysyłki drip kampanii.

Harmonogram

Poniżej harmonogram pracy nad projektem w podziale na tygodnie, z wyróżnieniem najważniejszych zadań realizowany w danym okresie. Całość trwała od końca listopada 2020 do 12 lutego 2021 (12 tygodni).

Tydzień 0 (koniec listopada 2020):

kick-off call

Tygodnie 1-5 (30.11.20-3.01.2021):

Postawienie landing page wydarzenia na platformie HeySummit
Wysyłka propozycji wzięcia udziału w konferencji w roli prelegenta do części potencjalnych speakerów
Przygotowanie elementów komunikacji wizualnej: logo SaaS Growth Summit, banery na stronę wydarzenia, banery promocyjne w kilku wersjach i rozmiarach, przykładowe banery promocyjne z twarzami prelegentów (do aktualizacji po potwierdzeniu udziału poszczególnych osób)
Brainstorming co do kanałów i pomysłów promocji wydarzenia
Sukcesywna aktualizacja strony wydarzenia – dodawanie zdjęć prelegentów wraz z potwierdzeniem udziału przez kolejne osoby
Po wstępnym potwierdzeniu udziału przez prelegentów, poproszenie ich o wypełnienie formularza, który m.in. zawierał pytania o to, czy mogą nagrać krótki materiał video promujący wydarzenia oraz czy byliby chętni przekazać nagrody dla uczestników konferencji (np. kilka darmowych ebooków o standardowej wartości 15-20$, specjalne oferty subskrypcji narzędzi, które sprzedają w ramach swoich firm, darmowe konsultacje itd.)
Dodawanie nagród przekazywanych przez prelegentów w sekcji “Giveaways” w platformie HeySummit – po rejestracji, każdy użytkownik był kierowany na stronę z informacją o dostępnych nagrodach i zachętą do udostępnienia wydarzenia w social media. Każda osoba, która udostępniła post o Summicie, po konferencji brała udział w losowaniu nagród (wbudowana funkcja w HeySummit)

Tydzień 6 (4-10.01.2021):

Rozpoczęcie komunikacji wydarzenia na profilach społecznościowych User.com
Uruchomienie kampanii facebook ads przy początkowym budżecie ok 200 PLN / dzień
Rozpoczęcie przygotowania indywidualnych banerów promocyjnych dla speakerów
Rozpoczęcie wysyłania propozycji współpracy jako partner konferencji do wybranych firm, które mają SaaSy wśród swoich odbiorców

Tydzień 7 (11-17.01.2021):

Dodanie banerów promocyjnych wydarzenia na wszystkich podstronach witryny user.com, które skierowane są do SaaSów oraz w artykułach na blogu User.com, których odbiorcami są SaaSy
Stworzenie zestawu dla pracowników User.com: specjalny podpis w gmailu zawierający baner promocyjny konferencji, banery konferencyjne jako “zdjęcie w tle” na profile pracowników na LinkedIn i facebook
Wysłanie maili do autorów postów o konferencjach dla firm SaaS (najwyższe wyniki w Google dla “best 2021 online conferences for SaaS) z prośbą o dodanie informacji o konferencji i linka do rejestracji

Tydzień 8 (18-24.01.2021):

Dodanie sekcji z partnerami medialnymi konferencji na stronie summitu
Stworzenie facebook event
Kontynuacja tworzenia indywidualnych banerów promocyjnych dla kolejnych prelegentów wraz z potwierdzeniem ich udziału
Stworzenie testowego eventu na platformie Airmeet w celu przetestowania różnych funkcji
Manualna wysyłka zaproszeń na wydarzenie w formie wiadomości LinkedIn wysyłanych z konta CEO User.com

Tydzień 9 (25-31.01.2021):

Stworzenie nowej grupy na facebooku (community dla założycieli i menedżerów SaaSów), z zamiarem wypromowania jej podczas konferencji
Stworzenie LinkedIn event i wysyłka zaproszeń do kontaktów poszczególnych pracowników User.com
Uruchomienie kampanii w Paved (opcja promocji poprzez “Ad networks”)
Stworzenie faktycznego eventu na platformie Airmeet, sukcesywne dodawanie prelegentów, sesji i logotypów partnerów

Tydzień 10 (1-7.02.2021):

Podniesienie dziennego budżetu kampanii facebookowych o ok. 100%
Przypomnienia dla speakerów z prośbą o promocję eventu w swoich kanałach przy wykorzystaniu przygotowanych dla nich wcześniej banerów oraz dodatkowa prośba o nagranie krótkiego video promocyjnego ich sesji
Wysyłka szczegółów logowania się do platformy streamingowej do prelegentów, wysłanie im zaproszenia do kalendarza na dokładną godzinę startu ich prelekcji. Poza wyjaśnieniem wszystkich szczegółów w treści maila, samo wydarzenie do kalendarza również zawierało w opisie instrukcję logowania i unikalny link.
Uruchomienie kampanii Twitter ads
Publikacja video podesłanych przez prelegentów w social media
Współpraca z Airmeet w zakresie promocji wydarzenia – dodanie SaaS Growth Summit na oficjalnej stronie Airmeet z nadchodzącymi wydarzeniami
Zachęcenie partnerów konferencji do aktywnego promowania summitu w kanałach społecznościowych i newsletterze

Tydzień 11 (8-10.02.2021):

Podkręcenie promocji w social media, posty z podziękowaniami dla partnerów (wraz z ich oznaczeniem), co wywołało dodatkowe share’y
Konfiguracja live streamingu na facebook i YouTube
Ostatnie poprawki treści i testy automatycznych maili wysyłanych przez platformę HeySummit w trakcie wydarzenia i po nim; dodanie w mailach poprzedzających start konferencji informacji o nowej grupie facebookowej, która powstaje wokół wydarzenia i linku z zaproszeniem do dołączenia
Przygotowanie listy treści, o których host wydarzenia – Natalie – wspomni podczas live eventu (promocja User.com, podziękowania dla wybranych partnerów, informacje organizacyjne itd.)

Czas konferencji (11-12.02.2021)

Odpowiadanie na bieżąco na zapytania mailowe, pomoc w przypadku problemów technicznych z logowaniem
Robienie screenshotów komentarzy uczestników, identyfikacja najbardziej zaangażowanych uczestników, by w przyszłości zwrócić się do nich z prośbą o testimonial
Zespół sprzedaży User.com aktywny podczas konferencji, dbający o networking z innymi uczestnikami
Dodawanie postów dotyczących poszczególnych prezentacji w czasie rzeczywistym w mediach społecznościowych i w nowo stworzonej grupie na facebooku

Po konferencji

Przygotowanie broszury PDF z podsumowaniem konferencji, podziękowaniem, linkami do nagrań prezentacji poszczególnych prelegentów oraz logotypami wszystkich partnerów
Wysłanie maila z podziękowaniem (wraz z broszurką PDF) do wszystkich uczestników summitu
Napisanie odręcznych podziękowań dla każdego z prelegentów na obrandowanym papierze User.com i wysłanie zdjęcia tych podziękowań jako załącznik do “thank you email”
Wysłanie podziękowań mailowych do wszystkich partnerów konferencji
Przekazanie bazy kontaktów pochodzących z rejestracji na konferencję do zespołu SDR, który każdemu uczestnikowi-leadowi wyśle maila z personalizowanym filmikiem odnoszącym się do konferencji i zaproszeniem do rozmowy

Podsumowanie: korzyści biznesowe i efektywność projektu

Spójrzmy teraz raz jeszcze na 3 główne cele projektu i faktycznie osiągnięte rezultaty (na czerwono):

Cel 1: Zbudować rozpoznawalność marki User.com w USA i Kanadzie – sprawić, by User.com pojawił się na radarze firm poszukujących narzędzi do automatyzacji marketingu.

Ostateczny wynik: 19 spośród 25 prelegentów to eksperci z USA lub Kanady. 451 spośród ~ 1500 wygenerowanych leadów to firmy z USA lub Kanady.

Cel 2: Dostarczyć jak najwyższą wartość merytoryczną prelekcji, z których nagrania będą służyć jako lead magnet jeszcze długo po zakończeniu projektu.

Ostateczny wynik: 25 prelegentów, w tym kilku ekspertów z branżowej śmietanki, jak np. Nathan Latka, Rand Fishkin, April Dunford, Patrick Campbell, Georgiana Laudi czy TK Kader.

Cel 3: Wygenerować jak najwięcej rejestracji na Summit, a co za tym idzie – jak najwięcej leadów z branży SaaS

KPI (realistyczny): 1000 rejestracji na konferencję, w tym 60% unikalnych i nowych leadów – firm SaaS.

KPI (z kategorii: “gdybyśmy mogli marzyć, to…”): 2000 rejestracji na konferencję, w tym 60% nowych leadów SaaS.

Ostateczny wynik: 2130 rejestracji, w tym ok 1500 nowych leadów SaaS (70%)

Koszty a korzyści – podsumowanie

Koszty płatnych działań marketingowych: 21 695 PLN

Koszty osobowe* : 44 855 PLN

Koszty tech stacku: ok. 2 400 PLN (w tym subskrypcje Figmy i Lemlista, z których zespół korzysta na co dzień, nie tylko w odniesieniu do SaaS Growth Summit)

Całkowite koszty: ~ 69 000 PLN

Rezultaty bezpośrednio związane z konferencją:

2130 osób zarejestrowanych na konferencję, co przełożyło się na ~1,5 tys. leadów B2B
Stworzenie lead magnetu z wartościowym kontentem evergreen (od zakończenia konferencji codziennie 6-8 nowych leadów zostawia swoje dane na https://saassummit.user.com/ , by uzyskać dostęp do nagrań, materiał i strona nie jest w żaden sposób aktywnie promowana
Zbudowanie relacji z 25 prelegentami będącymi ekspertami w branży SaaS, z kilkoma z nich już teraz negocjowane są szczegóły kolejnych projektów
Wzmocnienie relacji z partnerami oraz wyjście do nowych firm – potencjalnych partnerów przy kolejnych projektach lub innych działaniach User.com

Rezultaty czysto sprzedażowe (stan na 19.02.2021, czyli 1 tydzień po zakończeniu eventu):

28 rejestracji kont User.com,
5 umówionych demo calli,
4 nowych klientów.

Zważając na to, że cykl sprzedażowy aplikacji User.com trwa ok. 3 miesiące, zespół spodziewa się istotnie wyższych wyników sprzedażowych w najbliższych tygodniach.

A co się nie udało?

Krótkie podsumowaniu od Aleksandry Nowak z User.com: “Nie odpalił streaming na facebooku :-) Było też kilka kwestii organizacyjnych, które przy kolejnym summicie można zorganizować lepiej, jak np. lepsza (w pełni uwzględniająca doświadczenie uczestnika i maksymalnie ułatwiająca mu działanie) konfiguracja maili z przypomnieniem o rozpoczynającej się konferencji. Następnym razem na etapie planowania agendy uwzględnimy też krótką przerwę w środku każdego dnia wydarzenia. Kilkanaście sesji dziennie po 30 minut każda, rozpoczynające się jedna po drugiej – dla części uczestników mogło to być zbyt intensywne doświadczenie.”

Podsumowanie: czy organizacja wirtualnego summitu jest dobrym narzędziem marketingowym?

Tak – zdecydowanie może być, jeśli zrobisz to poprawnie. Pandemia covid-19 i wywołana przez nią konieczność przeniesienia wydarzeń biznesowych w sferę online istotnie ułatwiła dotarcie do największych ekspertów z poszczególnych branż. Dużo łatwiej jest też osiągnąć większą skalę wydarzenia i dotrzeć do potencjalnych zainteresowanych z całego świata.

Z drugiej jednak strony, globalne przeniesienie konferencji do sieci spowodowało ogromny wzrost liczby organizowanych wydarzeń, co z kolei przekłada się na wzmożoną konkurencję i rywalizację o każdego uczestnika z danej grupy docelowej.

W obszarze digital marketingu czy SaaS, nawet bardzo znane firmy, które od lat organizują rozpoznawalne w branży wydarzenia (zarówno stacjonarne, jak i – w ostatnim roku – online) mają trudności w przyciągnięciu uczestników, a podczas samego eventu – utrzymania liczby uczestniczących live i ich zaangażowania na zadowalającym poziomie.

Jeśli jednak dobrze przygotujesz taki event (zwłaszcza w zakresie działań promocyjnych i “zaplecza” technologicznego), wesprzesz się wskazówkami i doświadczeniami User.com, jest spora szansa na powodzenie. Jeśli masz dodatkowe pytania do zespołu User.com, możesz śmiało wysłać je na do Aleksandry (https://www.linkedin.com/in/aleksandraanowak/ ) lub Michała (https://www.linkedin.com/in/michalkorba/).

*Natalie Luneva jako zewnętrzny konsultant + koszt zaangażowania w projekt Aleksandry Nowak i innych osób pomagających na poszczególne etapach po stronie User.com.