Unijne i lokalne zmiany regulacyjne, szereg przepisów z obszaru ochrony danych, zataczająca coraz szersze kręgi digitalizacja. Polski przedsiębiorca miał już wiele szans na podniesienie poziomu cyfrowego rozwoju, lecz to właśnie lipiec 2024 roku pokaże, kto najlepiej wykorzystał kolejną już, technologiczną falę, by zmodernizować swój biznes. Tym razem, okolicznością sprzyjającą dalszej elektronizacji firmowych procesów będzie wejście w życie odmienianego w mediach przez wszystkie przypadki Krajowego Systemu e-Faktur.
Przypomnę, że KSeF to platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, czyli utrzymanych w jednolitym standardzie. System pozwala na przechowywanie tych dokumentów, oznaczanie ich numerem identyfikującym oraz weryfikację zgodności z określonym wzorem.
Korzystanie z platformy na razie jest dobrowolne, ale zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, od 2024 roku będzie już obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw rozliczających VAT. Do uwierzytelnienia w KSeF można skorzystać z kilku metod, m.in. pieczęci elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Choć pozostało jeszcze kilka miesięcy, coraz liczniej pojawiają się opinie, że wiele firm może zwyczajnie nie zdążyć z przygotowaniem do obsługi nowego systemu. Jak wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie Fiserv Polska[1], ponad 73% MŚP z sektora handlowo-usługowego nie zamierza w najbliższym czasie cyfryzować żadnego obszaru swojej działalności.
Inną, ważną ankietę pod kątem samej gotowości firm na KSeF przeprowadziła też Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych. Aż 59% przedstawicieli wspomnianych biur zaobserwowało, że ich klienci nie posiadają jeszcze żadnych narzędzi do e-fakturowania[2]
Obsłuż KSeF wygodnie!
Większość przedsiębiorców zetknęła się już choćby wstępnie z wymogami, jakie stawia przed nimi pierwszy etap KSeF, a więc złożonym z dwóch etapów procesem określania uprawnień i autoryzacji faktur, który można zrealizować przy pomocy doskonale sprawdzonych usług zaufania, oferowanych przedsiębiorcom przez uznane na rynku firmy technologiczne, jak KIR.
ETAP 1
- Zaczynamy od nadawania niezbędnych uprawnień do korzystania z systemu oraz wskazania sposobu autoryzacji faktur.
- Można to zrobić logując się na swoje konto w KSeF przy użyciu kwalifikowanej pieczęci lub za pomocą kwalifikowanego e-podpisu, którym podpisujemy deklarację ZAW FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF).
- Po zalogowaniu się do systemu z użyciem kwalifikowanej pieczęci, która zawiera NIP, od ręki wskazujemy osoby upoważnione oraz sposób autoryzacji faktur.
- W przypadku deklaracji ZAW FA, przedsiębiorca musi poczekać na jej weryfikację przez urząd
ETAP 2 – autoryzacja faktur
Możemy to zrobić na cztery sposoby: z wykorzystaniem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, kwalifikowanego e-podpisu, Profilu zaufanego lub ciąg znaków alfanumerycznych, generowanych przez system KSeF.
Dla tych, co jeszcze nie wiedzą
Kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli cyfrowy odpowiednik podpisu odręcznego o równej z nim mocy prawnej. Od ponad 20 lat zmienia sposób działania polskiego biznesu, przy czym sam także podlega rozwojowi, stając się narzędziem coraz łatwiejszym w użyciu. Dziś przedsiębiorca ma do dyspozycji standardowy e-podpis z kartą i czytnikiem (np. Szafir od KIR), ale też e-podpis w wersji mobilnej – mSzafir, który można nabyć i aktywować całkowicie zdalnie, z własnego fotela w biurze lub na home office.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna ma taką samą moc prawną i dowodową, jak tradycyjna pieczątka. E-pieczęć od KIR pozwoli zweryfikować firmę w trakcie logowania w KSeF oraz bezpiecznie potwierdzi autentyczność pochodzenia i integralność dokumentów.
Ktoś w tym miejscu może się zastanawiać: skoro kupuję już e-podpis, to po co mi jeszcze e-pieczęć?
Odpowiedź jest prosta: e-pieczęć jest przeznaczona dla instytucji czy firmy, a nie dla osoby fizycznej. Jakie są możliwości e-pieczęci? Zastosujecie ją m.in. w korespondencji biznesowej, dokumentacji pracowniczej, przy podpisywaniu umów, sporządzaniu raportów czy właśnie wystawianiu faktur.
***
KIR jest firmą z bardzo bogatym portfolio produktów, które wspierają transformację cyfrową gospodarki. W ostatnich latach przeszła intensywną transformację – od izby rozliczeniowej odpowiadającej za nasze codzienne przelewy do huba technologicznego i dostawcy cyfrowych rozwiązań, które wspierają funkcjonowanie firm i instytucji publicznych. Od ponad 20 lat KIR ma status certyfikowanego eksperta w zakresie usług zaufania, jak podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna, czy zdalne potwierdzanie tożsamości.
[1] https://www.polcard.pl/blog/raport-platnosci-bezgotowkowe-w-polskich-msp/
[2] https://www.prawo.pl/podatki/biura-rachunkowe-nie-sa-w-pelni-gotowe-na-ksef-badanie-oscbr,523257.html
***
Artykuł stworzony przez KIR, partnera publikacji
